Digitalizace interních procesů — od formulářů k workflow engine

Lockdown odhalil nepříjemnou pravdu: polovina procesů závisela na papíru, osobním předání nebo „zavolej Petrovi”. Bylo na čase to změnit — pořádně.

30 procesů, 8 digitálních¶

Zmapovali jsme interní procesy. Největší bolesti: schvalování objednávek (email chain), žádosti o dovolenou (papírový formulář), onboarding (47bodový Excel checklist).

Camunda + Power Automate¶

Hybridní přístup: jednoduché procesy v Power Automate, komplexní v Camunda (BPMN 2.0 engine). Camunda modeluje procesy ve standardní notaci s plným audit trail.

Pilotní projekt: onboarding¶

V Camunda jsme vymodelovali celý onboarding — HR zadá zaměstnance, automaticky se vytvoří paralelní úkoly pro IT, facility a vedoucího, eskalace při nesplnění SLA. Výsledek: z 5 dní na 2 dny, nic se nezapomene.

Kulturní odpor¶

„Proč vyplňovat formulář, když můžu zavolat?” — protože Petr je na dovolené a proces stojí tři dny. Ukázat konkrétní přínosy pomohlo rozpustit odpor.

Digitalizace = standardizace + automatizace¶

Každý digitalizovaný proces je investice, která se vrací denně.